Wie bewahren Unternehmer wichtige Geschäftspapiere und Wertsachen sicher auf?

Unabhängig von seiner Art und Größe besitzt jedes Unternehmen Gegenstände (bspw. wichtige Geschäftspapiere und Wertsachen), die vor dem Zugriff Dritter gesichert werden müssen. Dabei kann es sich um Bargeld, Wertgegenstände der Mitarbeiter, Kundeninformationen, Speichermedien oder Fahrzeugschlüssel handeln. Selbst Dokumente sind nicht sicher, obgleich in der heutigen Zeit wichtige Daten üblicherweise auf dem Computer abgespeichert werden. Denn auch Anti-Virensoftware und effiziente IT-Sicherheitssysteme können keinen hundertprozentigen Schutz gewährleisten. Für eine Firma kann ein Datenverlust extrem geschäftsschädigend sein. Aus diesem Grund sollten solche Dokumente in doppelter Ausführung vorhanden sein und entweder ausgedruckt oder auf einem externen Speichermedium gesichert werden. Diese sollten wiederum nicht einfach offen im Büro herumliegen, sondern eingeschlossen werden. Dafür eignet sich natürlich ein abschließbarer Aktenschrank, aber optimalen Schutz bietet ein Tresor.

Sichere Aufbewahrung von Geschäftspapiere und Wertsachen: Aktenschrank versus Tresors

Aktenschränke sind insofern vorteilhaft, weil sie in unterschiedlichen Maßen erhältlich sind und sie sich in das Einrichtungsbild eines Büros unproblematisch integrieren. Darüber hinaus bieten sie nicht nur für Speichermedien einen idealen Aufbewahrungsort, sondern auch für DIN A4-Ordner, in denen wichtige Geschäftspapiere abgeheftet sind. Doch selbst wenn sie abschließbar sind, sind sie vor dem Zugriff Dritter nicht vollkommen sicher. Ihre Verarbeitung ist nicht so stabil wie die eines Tresors und auch die Schlösser sind längst nicht einbruchsicher. Eine empfehlenswerte Alternative sind Standtresore, die mit unterschiedlich vielen Fächern ausgestattet sind. Je nach Bedürfnissen kann der Unternehmer zwischen kleineren Modellen wählen, in denen neben einem DIN A4-Ordner auch eine Geldkassette Platz findet, oder großen Tresoren, die viele Fächer besitzen, deren Einlegeböden sich oftmals in der Höhe verändern lassen.

Braucht jedes Unternehmen einen Tresor?

Die Anschaffung eines Tresors ist unabhängig von der Größe und Branche eines Unternehmens. Denn selbst in kleinen Unternehmen und Handwerksbetrieben existieren wichtige Geschäftsunterlagen und eine gewisse Menge Bargeld, die besser eingeschlossen werden sollten. Darüber hinaus empfiehlt es sich für jedes Unternehmen, bestimmte elektronische Daten auf einem externen Speichermedium abzuspeichern und im Tresor zu verwahren. Denn dies kann kostengünstiger als eine teure Sicherheitssoftware für den PC sein.
Ein weiterer Grund, der für die Investition in einen Tresor spricht, ist, dass Versicherungen oftmals im Verlustfall nur bis zu 511 Euro erstatten, selbst wenn Bargeld oder Wertgegenstände in einer verschlossenen Schublade oder Geldkassette gelagert worden ist. Besitzt das Unternehmen allerdings einen Tresor, in dem es wichtige und wertvolle Gegenstände verwahrt, sind meistens auch höhere Summen versichert.

Beispiele, welcher Tresor für welches Unternehmen passend sein könnte:

Unternehmensbranche	Tresor
Handwerksbetrieb	Möbeltresor Safe
Autowerkstätten	Schlüsseltresor mit Einwurfschlitz Safe für Bargeld
Einzelhandelsgeschäfte	Kassentresor Möbeltresor
Kanzleien	Dokumententresor Datenschutztresor Laptop-Tresor
Labore	BTM-Tresor

Welche Möglichkeiten gibt es, einen Tresor in einem Büro zu installieren?

Abhängig von der Art des Unternehmens und seiner Größe kann es bereits ausreichend sein, einen kleinen Safe zu kaufen. In diesem können Bargeld, Wertgegenstände sowie USB-Sticks und externe Festplatten verwahrt werden. Kleine Tresore lassen sich zum Beispiel an der Wand hinter der Bürotür befestigen. Wenn sie nicht sofort zu sehen sein sollen, ist eine Stelle in einer Ecke neben einem Möbel oder hinter einem Vorhang eine Möglichkeit. Bei der Montage in Fensternähe sollte allerdings darauf geachtet werden, dass der Tresor von außen nicht zu sehen ist. Eine weitere Option kann auch ein Möbeltresor sein, der in einem Schrank, Schreibtisch oder einer Kommode montiert wird. Die Vorteile sind, dass sich so für Dritte nicht offensichtlich ein Tresor im Büro befindet und dieser ordentlich verstaut ist.

Wer zahlreiche Ordner und Speichermedien schützen möchte, kann sich für einen Dokumenten- oder Datenschutztresor entscheiden. Diese erinnern oftmals an Aktenschränke aus Metall. Sie sind allerdings aus massivem Stahl gefertigt und mit einem sicheren Schließmechanismus wie beispielsweise einem elektronischen Tastenschloss ausgestattet. In ihrem Inneren können in unterschiedlichen Fächern Geschäftspapiere und Ordner verstaut werden. Modelle mit speziellen Multi-Media-Schubladen bieten viel Platz, um unterschiedliche Datenträger übersichtlich und platzsparend aufzubewahren.

Sicherheitsstufen – warum sollten Unternehmer darauf achten?

Diese geben den Widerstandsgrad von Wertschutzschränken an. Je höher die Sicherheitsstufe ist, desto massiver sind die Wandungen und desto besser ist die Einbruchabwehr. Grundsätzlich kann jeder Tresor manipuliert oder aufgebrochen werden, der Aufwand und die Dauer sind für den Schutz das entscheidende. Je hochwertiger die Bauweise ist, desto schwieriger ist ein Zugriff ohne passenden Schlüssel oder die richtige Tastenkombination. Welche Sicherheitsstufe ein Tresor besitzt, wird von europäischen Prüfinstituten und Zertifizierungsstellen wie dem VdS und der ECB-S festgelegt. Die Sicherheitsstufen geben außerdem an, welche Versicherungssumme im Tresor gelagert werden sollte. Ein Wertschutzschrank mit der Sicherheitsstufe S2 nach EN 1143-1 (ECB-S)) ist zum Beispiel bei gewerblicher Nutzung für eine Summe von 50.000 € geeignet. Die Sicherheitsstufe ist an einer Plakette zu erkennen, die sich auf der Innenseite der Tresortür befindet.

Warum ist Feuerschutz für einen Tresor in einem Unternehmen wichtig?

Wenn Unternehmer einen Tresor kaufen, sollten Sie auch darauf achten, dass dieser feuerfest ist. Insbesondere wichtige Geschäftspapiere und andere leicht entflammbare Gegenstände müssen nicht nur vor Diebstahl, sondern auch vor Feuer geschützt werden. Tresore, die sich dafür eignen, sind normalerweise doppelwandig und mit einer speziellen, feuerfesten Isolierung versehen. Darüber hinaus werden für einige Modelle auch extrem hitzebeständige Materialien verwendet wie beispielsweise Keramik. Im Brandfall schützen die feuerfesten Tresore nicht nur vor Feuer, sondern auch vor Zerstörung durch Löschwasser.

Folgende Gegenstände sollten im Feuerschutz-Tresor verwahrt sein:

• Geschäftspapiere
• Bargeld
• Elektronische Speichermedien
• Teure Elektrogeräte
• Medikamente

Beim Tresorkauf sollte berücksichtigt werden, dass je nach Modell der Feuerschutz unterschiedlich lange ist (z.B. 30, 60, 120 Minuten).

Weitere wichtige Sicherheitsmaßnahmen

Unabhängig von der Anschaffung eines Tresors sollten Unternehmer auch eine zuverlässige Türsicherung installieren. Dies ist besonders für mittelgroße und großer Unternehmen ratsam, in denen jeden Tag zahlreiche Menschen ein- und ausgehen. Hochwertige Türschlösser an der Eingangstür sowie zu wichtigen Räumen innerhalb des Gebäudes sollten selbstverständlich sein. Diese müssen auch stets verschlossen werden, sobald sich keiner mehr im Unternehmen aufhält. Hochsichere Schließanlagen können Einbrecher abschrecken, da sie die Dauer verlängern, die es braucht, um die Tür zu öffnen. Weitere wichtige Punkte sind außerdem eine Alarmanlage und Überwachungskameras. Diese besitzen mitunter schon allein eine abschreckende Wirkung, weil sie außen am Gebäude sichtbar sind. Das Risiko, erwischt zu werden, gehen Täter beim Einbruch in ein gesichertes Gebäude normalerweise nur ein, wenn sie gut vorbereitet sind und professionell vorgehen.

Quelle: Knoxsafe

Bildnachweise: © alphaspirit – Fotolia.com // © Sashkin – Fotolia.com